Para empezar, es necesario indicar que para la legislación ecuatoriana existe una notable diferencia entre trabajador y representante legal, pues, las obligaciones que rigen al primero serán las del Derecho Laboral al encontrarse bajo una relación de subordinación, mientras que el segundo se encontrará regido por las normas del Derecho Civil pues lo vincula con la compañía una relación de prestación de servicios o un contrato de mandato.
Al respecto, el Código Civil establece que un mandato es un contrato en que una persona o empresa confía la gestión de uno o más negocios a otra, que se hace cargo de ellos por cuenta y riesgo de la empresa en este caso. A su vez, el Código del Trabajo textualmente señala que un mandatario no será considerado como empleado, salvo que un empleado reciba un poder especial, en cuyo caso, seguirá siendo trabajador, pero además tendrá poder para obligar a la empresa respecto del régimen interno. Siendo así, este mandato es limitado y el empleado no pierde su condición de trabajador. Lo mencionado resulta incompatible para representantes legales, quienes no son trabajadores: son mandatarios exclusivamente.
Tiempo atrás, mediante la Circular No. NAC-DGECCGC14-00002, publicada en febrero del 2014, la Administración Tributaria se pronunció sobre el requisito de deducibilidad en relación con los pagos de honorarios a representantes legales y la necesidad de afiliación a la seguridad social. En su momento, eran deducibles los honorarios pagados a los representantes legales de las compañías, siempre y cuando la empresa o sociedad haya efectuado, en dichos casos, las correspondientes aportaciones al seguro social, bajo el régimen de afiliación obligatoria o bajo el régimen de afiliación voluntaria, según corresponda.
Por consiguiente, las compañías podían efectuar la afiliación y pago de aportes al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social mediante un código especial denominado “profesionales sin relación de dependencia – Código 109 –“. Lo dicho, debía ser ejecutado a fin de cumplir con la normativa laboral y de seguridad social.
En la actualidad, el Servicio de Rentas Internas, mediante Circular No. NAC-DGECCGC-22-00000004 de 28 de octubre de 2022, aclaró y emitió directrices para la liquidación del Impuesto a la Renta, a efectos de registrar la deducibilidad de los gastos por concepto de honorarios pagados por una sociedad a su representante o representantes legales (mandatarios o administradores). Desde octubre de 2022, no es menester acreditar el pago de aportes patronales a la seguridad social, en tanto que la relación contractual en estos casos se circunscriba al ámbito civil y no laboral, tal como fuera expuesto en los apartados que anteceden.
Entonces, es preciso concluir que actualmente para efectos de registrar el gasto deducible por concepto de honorarios pagados a los mandantes, las empresas no tienen la obligación de sustentar el pago de aportes patronales a la seguridad social. Se subraya que la administración tributaria ha resaltado que la afiliación de los mandatarios – representantes legales de las empresas – es un acto voluntario, que no incide en la deducibilidad de los honorarios pagados a representantes legales.
A pesar de lo dicho, se resalta la necesidad de efectuar una revisión integral de la normativa de seguridad social, en caso el representante legal considere obviar su aportación voluntaria al IESS. Esto con la finalidad de evitar contingentes ulteriores al mandatario.